Task Switching y la productividad

5 Oct

Una de las principales premisas hoy dia en la ingenieria del software es el denominado pensamiento o filosofia lean.

Esta filosfia nace mediados de los 90 y busca la optimizacion de la producción mediante la eliminación de los desperdicios del proceso, es decir, de todo aquello que no agrega valor para el cliente.

Aplicando esta filosofía al mundo de los desarrolladores de software, encontramos varias situaciones o prácticas que contribuyen a generar desperdicios. Una de ellas es el denominado concepto de Contexto or Task Switching (cambios de contexto).

Es sabido que como desarrolladores debemos contar con la mayor concetración posible para poder ir cumpliendo nuestras tareas, intelectuales, dentro del o los proyectos en los cuales estamos trabajando .

En ese camino que uno emprende desde que esta concentrado y comienza a resolver un problema, va recorriendo diferentes estaciones, desde el comenzar a empaparse en el trabajo para luego tomar una mayor velocidad en la resolución de los problemas. Cualquier interrupción es nefasta para nuestra concentración ya que nos corre de ese torrente de productividad en el cual nos habiamos inmerso. Una de estas posibles interrupciones es la denominada Task Switching.

Este concepto no es nuevo y ha sido estudiado por diversos especialistas, como Tom DeMarco y Tomothy Lister. Ellos describen un concepto que representa el paraiso para los desarrolladores: el flujo. El flujo es un estado de maxima productivdad en la cual el tiempo parece desaparecer.La computadora es una extensión del cuerpo y las cosas fluyen permitiendo asi CONSTRUIR VALOR.

Poder adquirir ese estado es muy dificil; el cerebro tarda unos 15 minutos en llegar ahi, En ese tiempo estamos cargando el problema en la mente, y por ende, no estamos produciendo, es decir, no hacemos nada productivo todavia. El hombre no es como una máquina; una vez que comenzamos a producir, cualquier tipo de interrupcion es muy contraproducente porque nos exige nuevamente a comenzar el ciclo; el cerebro humano no puede dejar una tarea tal como la venia haciendo, comenzar otra y luego retomar la primera sin sufrir un tiempo de readaptación. Si tuvieramos cuatro  interrupciones estamos hablando de un costo de 1 hora de productividad.

Veamos un ejemplo. Supongamos que tenemos un equipo de un manager y un desarrollador los cuales tienen la responsabilidad de realizar tres tareas para tres proyectos diferentes.

En la Situacion 1, consideremos que el desarrollador se concentra en una tarea por vez, en una semana termina A, en dos B y en tres C. En tres semanas termino todo.

Supongamos ahora una Situacion 2, el manager desea implementar el trabajo en multiples tareas (task switching) para demostrar un aparente avance en los tres proyectos a los respectivos clientes. Asi entonces, nuestro desarrollador toma cada tarea y la divide en ocho partes iguales. Luego completa la parte uno de las treas tareas y luego sigue con la parte 2 de las tres tareas, con la parte 3, etc.

Las conclusiones que podemos obtener de esta comparativa son:

Semana uno – No se terminó ninguna de las tareas.
Semana dos – No se terminó ninguna de las tareas.
Semana tres – No se terminó ninguna de las tareas
Semana cuatro –  Se entregan las tres tareas.

Así, en nuestro primer escenario, el cliente tres tenia que esperar tres semanas para tener su tarea finalizada y el primero una sola. Con Task Switching, tenemos siempre un peor escenario.

¿Que conslusiones podemos obtener?

  • Primero que nada, es algo que depende de cada uno de nosotros y esta a nuestro alcance poder resolverlo, o al menos mejorarlo.
  • Si tenemos que trabajar en varias tareas, minimizar los cambios de contexto para favorecer el flujo de producción.
  • Si las interrupciones ocurrirán, definir un responsable dentro del equipo (Scrum Master en la metodología Scrum por ejemplo) para contenerlas.
  • Eliminar todas aquellas interrupciones y tareas que no agregan valor.
  • Asegurarse que toda la información necesaria para realizar una tarea esté disponible para no tener que interrumpir el flujo constantemente

Lo importante, en mi opinión, de este tema es que indudablemente trabajar en varias cosas al mismo tiempo disminuye nuestra capacidad de atención y concentración y por ende en la famosa productividad que todo profesional busca mantener y aumentar.

Saludos, Gastón

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